Kembali Ke Santun (E-mail Manners 101)

“Halo, bisa minta price list untuk foto makanan?”

That’s it. Gak ada perkenalan. Gak ada identitas. Isi pesannya kurang jelas. Gak ada penutup. Atau, ada juga email undangan yang isinya cuma ini:

“Hi, terima endorse?”

“Ass. Kami mau undang Mas Ruby untuk jadi pembicara. Gimana ya caranya? ada T&C nya?”

Lah, lo siapa? Dari mana? Acara apa? Topiknya apa? Audiencenya siapa? Berapa lama durasi acara? Pembicara sebagai keynote speaker atau format interview? Dimana kesantunan dan common sense anda?

Belum berhenti di sana, bahkan ada case karyawan perusahaan tetangga yang mengundurkan diri dari pekerjaannya lewat email yang isinya tiga baris kalimat dan ditulis tanpa memperhatikan penggunaan huruf kapital. Yes, semua dia tulis dalam huruf kecil, bahkan nama dia sendiri.

What the heck is wrong with this generation?! Gua kurang paham apakah memang gak diajarin lagi hal-hal seperti ini di sistem pendidikan kita? Atau mungkin, karena seringnya Whatsapp-an dan update status Path, sudah lunturkah pemahaman akan tata cara berkomunikasi tertulis yang baik? Atau memang generasi ini just don’t give a damn about it anymore?

Well, whatever the cause is, let me break it down to you: Your manners in written communication can either make you or break you. Gua selalu percaya cara menulis menentukan pola pikir, kedewasaan dan juga profesionalime. Pastikan dari kontak pertama dengan siapapun dalam dunia kerja, lo tidak gagal hanya karena perihal kesantunan berkomunikasi.

Teman-teman pemilik bisnis gak jarang menyampaikan hal yang sama. Case yang paling sering & relateable adalah aplikasi pekerjaan. Kalau lo mengirimkan email dengan CV dan Portfolio dalam attachment, tapi tidak menuliskan apa-apa dalam body email, good luck getting a call back. Gua ga tertarik dengan orang yang bahkan tidak sempat menuliskan beberapa kalimat kenapa dia merasa cocok dengan perusahaan gua. Yang tersirat adalah lo ga niat-niat amat sebenernya, atau lo emang pemalas. I don’t need that kind of person in my team.

Gua mungkin bukan orang yang latar belakang pendidikannya qualified untuk urusan kesantunan berkomunikasi, tapi percayalah, gak perlu kuliah, cukup rajin-rajin ngecek your common sense untuk bisa memahaminya. Ini beberapa guidelines, in case you haven’t figured it out:

1. Identitas. Perkenalkan diri lo. Kalau lo mewakili institusi / organisasi / perusahaan, tuliskan nama institusinya dan jabatan lo apa di sana. Gunakan email resmi lo di institusi kalau ada. Gunakan email personal hanya untuk urusan personal, bukan urusan pekerjaan profesional.
2. Surat yang ideal kudu ada awalan, isi, dan penutup. Minimal sampaikan salam yang sesuai. Tulis maksud dan tujuan email lo. Kemudian ditutup dengan salam lagi. Jangan menulis semuanya dalam satu paragraf. Pisahkan awalan, isi, penutup dalam baris yang berbeda, ditandai dengan spasi antar paragraf. Inget pesen di atas, jangan malas, walaupun lo nulis emailnya lewat smartphone. Kesan pertama penting dalam dunia profesional. Dan ingat lo juga mewakili institusi lo. Kalau lo ga profesional, institusi lo ikutan dilihat jelek.
3. Tuliskan maksud & keperluan lo dengan lengkap. Gunakan acuan 5W1H. Contoh, kalau lo mengundang gua untuk jadi pembicara, maka yang perlu lo tulis adalah: What (Acara apa), Where (Dimana), Why (Kenapa acara dibuat, Kenapa gua yg diundang), Who (Siapa yg mengundang, siapa yg mengadakan acara, siapa audiencenya, siapa saja pembicara yg akan hadir selain saya), When (Kapan, Jam berapa, Berapa lama durasinya), How (Bagaimana saya akan menyampaikan materi? Keynote presentation? Talkshow?). Gunakan prinsip 5W1H ini dalam konteks apapun, you’d be safe. Again, common sense.
4. Berikan informasi sedetail mungkin. Semakin lengkap semakin mudah pengambilan keputusan, semakin sedikit tek-tok-an email yang diperlukan, dan ujungnya semakin memudahkan semua pihak. Jangan kecepirit guys. Kalau ada pertanyaan dikumpulkan semua dan ditanyakan sekaligus supaya menghemat waktu. Ini email, bukan Whatsapp. Kesiapan lo dengan pertanyaan yg lengkap juga menunjukkan kesiapan lo secara profesional.
5. Special case: Email Massal. Kalau perlu mengirim email yang sama ke beberapa orang sekaligus, hindari memasukkan alamat email di kolom TO, masukkan alamat email di BCC. Saran saya, walaupun email massal, akan jauh lebih baik kalau tetap di personalize. Siapkan template tulisan di Word doc, buat awalan yg bisa diisi dengan nama penerima, copy paste tulisan lalu masukkan nama penerima. Perhatikan dengan baik, jangan sampai salah nama.
6. Special case: Undangan Mepet. Nah, ini case unik yang juga mau gua bahas. Paling sering undangan tasting food dari restoran dan ngundangnya sehari sebelumnya. Sob, niat gak sih ngundang? Lo kira gua sepengangguran itu? Sehari sebelumnya baru ngundang dan ngarep jadwal gua kosong? Undangan yg sampai seminggu sebelum acara saja, besar kemungkinan gua berhalangan. Kalau lo kepepet dan butuh orang ngeramein acara lo, saran gua jangan email sekalian. Malu malah. Orang jadi melihat ketidaksiapan lo.

Okay, I guess that’s all for now. Gua bisa sedikit bernafas lega setelah menyalurkan kekesalan gua dengan positif. Nah lihatlah enam poin di atas. Kesantuan bersurat itu tidak sulit. Gua percaya ini hal kecil yang bisa berkontribusi besar ke profesionalisme lo.

Mulai sekarang, sebelum terlambat. Karena jauh lebih sulit memperbaiki image yang buruk daripada memulai dengan image yang baik sejak awal. Yuk kembali ke santun.

Thank me later,

@fellexandro